Vous avez certainement entendu parlé du concept de « Deep Work » développé par Cal Newport et de ses bénéfices sur la productivité.
Nous allons voir ensemble comment les dirigeants peuvent mettre en place cette pratique et quelles sont les habitudes à mettre en place pour en tirer pleinement partie.
Qu'est ce que le Deep Work ?
Le travail en profondeur ou « Deep Work » désigne un état de concentration maximale qui vous permet d’aborder des tâches complexes et de fournir rapidement un travail de qualité. Ce concept a vu le jour grâce au professeur en sciences informatiques Cal Newport, lequel suggère que pour être vraiment productif, nous devrions désactiver tous nos outils de communication plusieurs heures par jour afin de rester pleinement concentrés.
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Choisissez la philosophie adaptée à vos habitudes
Pour réussir à travailler en profondeur, vous devez opter pour une approche adaptée à votre emploi du temps et à vos préférences de travail. Dans son livre, Cal Newport présente quatre approches (ou « philosophies ») distinctes à adopter au moment de choisir la meilleure manière de planifier ces temps de travail. En fonction de vos habitudes et vos contraintes personnelles, certaines approches peuvent s’avérer plus efficaces que d’autres :
- La philosophie rythmique : cette approche permet de créer une habitude afin de travailler en profondeur à intervalle régulier. Pour ce faire, il convient de constituer des blocs de travail quotidiens d’une durée de une à quatre heures, sur une plage horaire identique.
Par exemple, vous pouvez programmer une session de travail en profondeur de 8 à 10 heures tous les jours de la semaine en bloquant du temps dans votre agenda. - La philosophie journalistique : cette méthode est la plus souple et vous permet d’intégrer le travail en profondeur dans votre emploi du temps quand vous le pouvez. Par exemple, si vous disposez d’au moins 1 h 30 entre deux réunions, il est possible d’envisager une séance de travail approfondi.
Si vous débutez et si vous disposez d’une bonne visibilité sur votre planning de réunion, la philosophie rythmique est une excellente option. - La philosophie monastique : cette approche vous permet d’éliminer totalement ou de réduire radicalement le travail superficiel. Par exemple, l’écrivain de science-fiction Neal Stephenson est connu pour limiter un maximum les échanges d’e-mails et les conférences afin de se libérer du temps pour écrire. Il est donc extrêmement difficile à joindre, mais il se montre extrêmement productif, avec près de 40 ouvrages à son actif.
- La philosophie bimodale : cette méthode vous invite à diviser votre temps, en réservant de longues périodes (au moins une journée entière) au travail en profondeur, le reste de votre temps de travail étant consacré à toutes vos autres tâches. La planification bimodale se rapproche de la philosophie monastique, mais accorde davantage de flexibilité : vous effectuez un travail de fond pendant une journée ou plus, avant de retourner à vos autres obligations.
Certaines entreprises ont mis en place une journée fixe sans réunion afin que leurs employés puissent faire leur travail sans être interrompus.
Les fameuses « semaines de réflexion » de Bill Gates constituent un très bon exemple de cette philosophie bimodale. Le cofondateur de Microsoft se retire ainsi deux fois par an dans une cabane dans les bois pour lire et réfléchir sur ses projets futurs.
Mettez en place des rituels réguliers
Lorsque nous combinons régulièrement deux éléments identiques, notre cerveau enregistre cette combinaison et saura l’anticiper à l’avenir. Cela signifie que nous pouvons créer des mécanismes pour déclencher une réaction et indiquer à notre cerveau qu’il est temps de se concentrer. Par exemple, si vous rangez toujours votre bureau avant de faire vos reportings, travailler dans un espace de travail rangé vous permettra de vous concentrer plus facilement sur cette tâche.
Pour élaborer votre rituel de travail en profondeur, vous pouvez vous poser les questions suivantes :
- Où vais-je travailler ? Pensez à l’environnement que vous allez créer. Par exemple, vous pouvez travailler dans votre bureau, la porte fermée et sur une surface de travail rangée.
- Quand et combien de temps vais-je travailler ? Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir de vous mettre à la tâche en arrivant au bureau le matin et de vous concentrer pendant 1 h 30 avant de prendre votre premier café au bureau.
- Comment vais-je procéder ? Définissez des règles pour guider votre cerveau et savoir sur quoi vous concentrer : l’utilisation ou non d’Internet, le lancement de tel logiciel ou encore l’endroit où poser votre smartphone.
- De quelles ressources vais-je avoir besoin ? Assurez-vous de préparer en amont tout ce dont vous avez besoin : documents, café, nourriture...
Donnez la priorité aux tâches clés
Pour parvenir à se concentrer, il est essentiel d’établir des priorités. Bien souvent, si vous essayez de faire plusieurs activités en même temps, aucune n’avancera vraiment. Pour travailler en profondeur, vous devez donc focaliser votre attention sur la tâche la plus importante et ignorer tout le reste.
Voici comment procéder :
- Décidez en amont sur quelles tâches vous allez travailler pendant chaque session de « deep work ». Vous devez vous concentrer sur une seule activité et laisser tout le reste de côté. Si vous savez sur quelle tâche vous concentrer et à quel moment, vous éviterez de travailler sur plusieurs sujets à la fois. Si vous recevez de nouvelles demandes pendant votre temps de concentration, vous serez moins tenté d’abandonner votre travail pour y répondre immédiatement.
- Gagnez en transparence au sein de votre équipe et définissez des objectifs communs. Des objectifs clairs sauront vous guider pour prendre les bonnes décisions et identifier vos tâches clés. Par exemple, si l’objectif trimestriel de votre équipe est la refonte du site Web de votre entreprise, n’hésitez pas à ajuster vos priorités et à reporter le traitement des demandes d’amélioration de votre application. Pensez également à définir des objectifs mesurables et spécifiques, en utilisant par exemple la méthode SMART ou la méthode OKR.
Utilisez efficacement votre temps
Pour produire un travail efficace, vous devez y investir du temps, et le « deep work » ne fait pas exception. C’est la raison pour laquelle il est indispensable de gérer efficacement votre planning et de contrôler votre temps. Pour que le travail en profondeur devienne une habitude, vous devez lui faire un peu de place dans votre agenda.
Voici quelques stratégies pour vous aider à libérer du temps disponible dans votre agenda surchargé de dirigeant :
- Analysez l’utilisation de votre temps de travail. Avant de pouvoir éliminer le travail superficiel et vous focaliser sur vos activités clés, vous devez analyser les tâches que vous accomplissez au quotidien. Pour ce faire, dressez la liste de toutes les activités ou tâches auxquelles vous participez, puis précisez la complexité et l'importance de chaque activité afin de déterminer le temps consacré respectivement au travail en profondeur et au travail superficiel.
- Évaluez la pertinence de vos réunions. Dressez une liste de toutes les réunions professionnelles auxquelles vous participez et quantifiez leur valeur réelle sur une échelle de 1 à 5. Vous pouvez également analyser le degré d’attention que vous portez à la réunion, déterminer la présence ou l’absence d’actions à traiter de manière générale et si un ordre du jour est rédigé en amont. Ainsi, vous distinguerez les réunions vraiment productives de celles qui pourraient être remplacées par un simple compte-rendu par email.
- Planifiez votre journée. Gardez le contrôle de votre programme quotidien en allouant des blocs de temps à chaque tâche que vous souhaitez accomplir. Pour ce faire, vous avez le choix entre deux méthodes courantes : le « Timeboxing » (gestion par blocs de temps) et le « Time blocking » (blocage de temps). Le Timeboxing est une stratégie de gestion du temps qui consiste à estimer le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche et à bloquer un créneau dans votre emploi du temps pour la réaliser. Le Time blocking est un concept analogue, si ce n’est qu’au lieu de prévoir un bloc de temps pour une seule tâche, vous regrouperez les tâches similaires et les traiterez au cours d’un même bloc. Le Timeboxing est idéal pour planifier une séance de travail approfondi, tandis que le Time blocking vous permettra de traiter un grand nombre de tâches superficielles (la rédaction de vos e-mails par exemple) au cours d’un même bloc de temps.
Limitez les distractions numériques
La distraction est le pire ennemi de la concentration. Hors la distraction numérique est plus fréquente que jamais dans le monde du travail actuel. De nombreux dirigeants déclarent travailler avec leur boîte de messagerie ouverte en permanence.
Réduire les distractions reste néanmoins possible grâce à quelques stratégies simples :
- Désactiver les notifications.
Les sons, bannières et notifications qui inondent sans cesse votre écran ont des répercussions négatives sur le « deep work » et peuvent ruiner en un rien de temps votre bulle de concentration. Lorsque vous prévoyez de travailler de manière approfondie, mettez en sourdine les notifications de votre téléphone et de toutes les applications de communication dont vous vous servez mais vous pouvez aussi activer le mode Ne pas déranger.
Si vous souhaitez ne pas être interrompu du tout, nous vous conseillons de fermer vos applications de messagerie (e-mails et messages instantanés). - Planifiez des pauses.
Plutôt que de vivre dans un océan de distractions et de lutter constamment pour indiquer à votre cerveau de passer en mode concentration afin d’accomplir vos tâches, planifiez des pauses entre vos temps de concentration, des moments où vous vous autorisez à vous détendre et à céder complètement aux distractions.
Gardez du temps pour vous
Si le travail est important, le repos l’est tout autant. Se réserver chaque jour du temps pour se ressourcer permet d’éviter le burnout et de pérenniser votre nouvelle routine qui met à l’honneur le travail en profondeur.
Dans son ouvrage, Cal Newport suggère de se déconnecter complètement du travail pour profiter pleinement de son temps de repos, ce qui suppose de poser absolument des limites claires. Il recommande de déterminer clairement la fin de sa journée en se fixant une heure limite à ne pas dépasser (18 h 30 par exemple), mais également d’éviter de travailler le week-end. Ainsi, quand votre journée est terminée, hors de question de rédiger des e-mails ou de penser aux réunions à venir.
Suivez votre progression
Se fixer des objectifs clairs est l’un des meilleurs moyens pour rester motivé et ne pas oublier trop vite ses bonnes habitudes (soit continuer à pratiquer le « deep work » régulièrement). Des psychologues ont constaté que la définition d'objectifs était particulièrement efficace.
Fixez-vous des objectifs à court terme et suivez des indicateurs comme le nombre d’heures que vous souhaitez consacrer à votre travail chaque jour. Cal Newport suggère de créer un tableau de bord sur lequel enregistrer vos heures quotidiennes et de cocher chaque objectif atteint.
Vous pouvez également définir des objectifs à long terme de plus grande envergure sur lesquels vous travaillerez un certain nombre d’heures, réparties au fil du temps : au début, une heure par jour, puis jusqu’à quatre heures quotidiennes sur une période de trois mois.
Là encore, appuyez-vous sur une méthodologie de définition d’objectifs, comme la méthode SMART ou la méthode OKR.
A vous de jouer !
Donnez-vous les moyens de mettre en place ce « deep work » , travaillez en profondeur et réduisez la quantité de travail superficiel. Vous disposerez ainsi de plus de temps pour accomplir les tâches qui comptent vraiment pour vous et votre entreprise.
En fin de compte, plus qu'une simple méthodologie de gestion du temps, le « deep work » est un moyen de faire le plein d’énergie pour accomplir chaque jour des tâches complexes tout en ressentant un sentiment de bien-être.
Pour reprendre les mots de Cal Newport : « a deep life is a good life ».
Pour aller plus loin
Podcast
Bibliographie scientifique
Puneet Bhargava
Le livre de Cal Newport
Study Hacks
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