L'objectif de la matrice RACI est d'aider les équipes à établir clairement la liste des rôles pour un projet et à identifier le responsable de chaque tâche.
Nous allons voir comment créer une matrice RACI et comment le dirigeant ou ses équipes peuvent l'appliquer dans un projet concret.
Qu’est-ce que la matrice RACI ?
La méthode RACI (également connue sous le nom de matrice d'attribution des responsabilités) a été inventée dans les années 1970 et est un moyen d'identifier rapidement les rôles et le niveau de responsabilité des membres d'une équipe projet pour toute tâche, jalon ou livrable.
Les quatre rôles suivants sont couverts par la matrice RACI, acronyme anglais des mots Responsible, Accountable, Consulted et Informed :
- Responsible / Responsable
La personne chargée de réaliser une tâche spécifique. Une tâche doit avoir un seul responsable pour savoir à qui poser des questions ou partager des informations. Si plusieurs personnes sont responsables d'une tâche, vous risquez de perdre la clarté et de semer la confusion. Cependant, il est envisageable d'inclure des collaborateurs pour d'autres rôles RACI dont le nombre n'est pas limité. - Accountable / Approbateur
La personne chargée de superviser l'achèvement des tâches, mais pas toujours celle qui effectue le travail. Il existe deux méthodes pour attribuer le rôle d'approbateur. Il est parfois le chef de projet (ou même le responsable, mais le cas échéant, la personne concernée assume deux rôles différents au cours du processus de travail). L'approbateur est chargé de veiller à ce que toutes les tâches soient accomplies dans ce cas. L'approbateur, qui peut être un haut dirigeant ou un haut responsable, est chargé d'approuver les tâches avant qu'elles ne soient considérées comme terminées. Il est préférable de désigner un seul approbateur, comme pour le rôle de responsable. - Consulted / Consulté
Le ou les collaborateurs responsables de vérifier et valider le travail avant sa livraison. Pour chaque tâche, jalon ou livrable, plusieurs collaborateurs peuvent être consultés. - Informed / Informé
tout le monde doit être informé de l'avancement du projet. Ils ne participent généralement pas à d'autres étapes de la conception du livrable.
Pourquoi utiliser une matrice RACI ?
Les matrices RACI sont utiles pour suivre les rôles de chaque partie prenante dans une tâche, un jalon ou un livrable, surtout si vous gérez un projet complexe avec de nombreux décideurs et experts. Une matrice RACI est idéale pour la prise de décisions ou pour contourner les obstacles du processus d'approbation qui pourraient nuire à la réussite globale du projet.
Une matrice RACI estparticulièrement utile si les parties prenantes jouent différents rôles tout au long du projet. Par exemple, un intervenant peut être responsable d'un livrable et informé d'un autre livrable. Une matrice de ce type vous aide à définir ces informations de manière claire et à s'assurer que chacun est conscient de ses responsabilités.
Exemple de matrice RACI
Pour mettre en place la méthode RACI, listez chaque tâche, jalon ou livrable de votre projet. Attribuez alors un rôle (Responsable, Approbateur, Consulté, Informé) à chacun des membres de votre équipe.
Imaginons que vous procédez à la mise à jour de la page d’accueil du site Web de votre entreprise. Voici les parties prenantes de votre projet :
- Rédacteur
- Designer
- Responsable du site Web
- Développeur Web
Il faut donc créer une matrice RACI pour trois tâches / livrables :
- Mettre à jour les CTA (call to action) de la page d’accueil
- Mettre à jour les témoignages clients de la page d’accueil
- Remplacer les vidéos de la page d'accueil
Voici à quoi devrait ressembler votre matrice RACI :
Quels sont les avantages et inconvénients des matrices RACI?
La dernière question à poser est : doit-on créer une matrice RACI ? Bien qu'il s'agisse d'un outil utile pour identifier la répartition des tâches au sein d'un projet, ces matrices peuvent devenir un peu encombrantes au fil du temps.
Voyons donc les avantages et les inconvénients des matrices RACI pour organiser le travail de votre équipe.
Les avantages de l'utilisation de la matrice RACI
La clarification des rôles et des responsabilités du projet aide votre équipe à avancer rapidement et évite les confusions sur la responsabilité des tâches. Il n'y a pas de risque qu'une même tâche soit accomplie par deux collaborateurs différents avec un tableau RACI. Vous facilitez ainsi la collaboration d'équipe.
Lorsque le processus décisionnel est divisé entre plusieurs tâches, les matrices RACI sont également très utiles. L'informé d'une tâche ou d'un jalon est parfois également responsable ou consulté d'une autre tâche. Mieux vaut suivre l'ensemble de vos activités sur un tableau RACI pour que tout soit clair.
Les inconvénients des matrices RACI
Les matrices RACI se concentrent sur les détails et ne permettent pas d'obtenir une image globale des activités d'un projet. Vous pouvez savoir qui est consulté sur une tâche spécifique, ce qui est utile, mais cela ne vous aide pas forcément à comprendre le rôle joué par les parties prenantes dans les autres tâches du projet.
Par ailleurs, votre matrice RACI deviendra rapidement illisible si vous essayez de noter chaque tâche et rôle. Si votre projet progresse et qu'il y a des changements ou des ajustements, votre matrice deviendra complètement inutile ! Il est difficile de rester informé en temps réel de l'évolution de vos processus et de la progression de vos tâches, le cas échéant.
Les matrice RACI ne sont en effet pas des solutions de gestion de projet qui répondent d'avantage aux besoins de suivi en temps réel de votre projet.
Combinez matrice RACI et gestion de projet
Avec un logiciel de gestion de projet, vous visualisez les activités à l'échelle du projet : le responsable et l'informé n'ont pas besoin de vérifier leurs e-mails ou de participer à des réunions de suivi.
De plus, vous pouvez suivre les révisions et les approbations au même endroit pour toute approbation nécessaire du Consulté. Ainsi, votre équipe dispose d'une seule source de référence pour l'ensemble de son travail.
Ainsi, toute votre équipe projet sait qui fait quoi et pour quand : vous ne dépendez pas d'une seule personne chargée de gérer et de mettre à jour votre matrice RACI.
Où trouver des modèles de Matrice RACI
Vous pouvez trouver de nombreux modèles de Matrice RACI vierge, nous vous en partageons quelques uns à télécharger :
En résumé
Pour résumer, la matrice RACI est un outil utile pour la gestion de projet car elle permet de clarifier les rôles et les relations entre les différents membres de l'équipe.
Les équipes peuvent améliorer la communication, la collaboration et la responsabilisation en utilisant une matrice RACI, ce qui peut entraîner un meilleur respect des délais, un meilleur suivi des tâches et une meilleure qualité du travail.
Nous vous recommandons d'utiliser parallèlement un outil de gestion de projet pour automatiser et centraliser les informations afin de maximiser l'utilisation de la matrice RACI. Vous pourrez améliorer l'efficacité de votre gestion de projet et atteindre vos objectifs plus rapidement de cette façon.
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