Dresser une liste de tâches constitue la première étape à accomplir avant d’entamer votre travail. Mais vient ensuite l'étape tout aussi importante de les prioriser. En hiérarchisant vos priorités, vous pourrez ainsi augmenter votre productivité et identifier immédiatement les tâches les plus urgentes.
La matrice d’Eisenhower est un outil d’organisation qui a pour but d'identifier les tâches en fonction de leur degré d’urgence ou d’importance afin de travailler plus efficacement. Nous allons voir comment l’utiliser au mieux pour hiérarchiser vos tâches.
Matrice d’Eisenhower : principe et utilisation
La matrice d’Eisenhower est une méthode d’organisation qui permet de classer vos tâches en fonction de leur degré d’urgence et d’importance et donc de mieux hiérarchiser ses priorités.
Origine de la matrice d'Eisenhower
C’est l’ancien président des États-Unis Dwight D. Eisenhower, militaire de formation, qui a conceptualisé l’idée sur laquelle repose cet outil. Dans un discours de 1954, le 34e président des États-Unis a repris les propos du président d’une université : « J’ai deux types de problèmes : des problèmes urgents et des problèmes importants. Les problèmes urgents ne sont pas importants et les problèmes importants ne sont jamais urgents. »
Concrètement, il classait les tâches à accomplir dans une matrice à double entrée. Il affectait à chaque tâche un degré d’urgence (urgent ou non urgent) et un degré d’importance (important ou non important).
Il obtenait ainsi une matrice constituée de 4 cases :
- Case 1 : les tâches pas importantes, mais urgentes
- Case 2 : les tâches importantes et urgentes
- Case 3 : les tâches pas importantes et pas urgentes
- Case 4 : les tâches importantes, mais pas urgentes
Stephen Covey, auteur de l’ouvrage "Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent", a repris et expliqué cette méthode dans son livre et l'a ainsi rendu populaire. Il est même "la bible des procteriens" selon John Pepper, ancien CEO de Procter et Gamble.
La matrice d’Eisenhower est également connue sous le nom de matrice de gestion du temps, Eisenhower Box, matrice Covey et matrice urgence-importance.
Comment savoir si une tâche est urgente ou importante ?
Même si les notions d’urgence et d’importance peuvent sembler à première vue similaires, elles sont en réalité totalement différentes.
Apprendre à identifier les tâches urgentes et importantes au sein de la matrice d’Eisenhower peut vous aider à identifier quelles tâches vous devez accomplir en priorité et quelles tâches vous pouvez déléguer.
Les tâches urgentes sont celles à réaliser impérativement. On parle d’urgence lorsqu’une tâche doit être immédiatement exécutée et qu’elle engendrera des conséquences si vous ne respectez pas les délais impartis. Ces tâches sont inévitables et votre niveau de stress augmentera inexorablement à mesure que vous les retarderez. Or, dans le pire des cas, cette situation vous conduira tout droit au burnout.
Quelques exemples de tâches urgentes :
- Terminer un projet dont l’échéance est fixée à la dernière minute
- Traiter une demande urgente d’un client
- Réparer un tuyau cassé dans votre appartement
Les tâches importantes ne sont pas prioritaires, mais elles participent à atteindre vos objectifs à long terme. En effet, même si ces tâches ne sont pas urgentes, elles n’en sont pas pour le moins importantes. Il est donc essentiel de les anticiper si vous voulez exploiter au mieux vos ressources.
Quelques exemples de tâches importantes :
- Planifier un projet à long terme
- Réseauter pour se construire une clientèle
- Accomplir des tâches récurrentes et des projets de maintenance
Une fois que vous saurez distinguer les tâches urgentes des tâches importantes, vous pourrez commencer à classer vos tâches dans les quatre cases de la matrice d’Eisenhower.
Les quatre cases de la matrice d’Eisenhower
Une liste de tâches interminable peut vite se montrer intimidante. Or, l’objectif de la matrice d’Eisenhower est de prendre ces tâches une par une afin de les répartir dans les différentes cases. Une fois vos tâches bien classées et faciles à visualiser, vous pourrez mieux anticiper votre travail.
Case 1 : A déléguer
Cette catégorie est consacrée aux tâches urgentes mais pas importantes. Ces tâches doivent être immédiatement accomplies, mais elles ne déterminent pas vos projets à long terme.
Étant donné que vous n’êtes pas responsable de ces tâches et qu’elles ne mobilisent pas vos compétences, vous pouvez les déléguer à d’autres membres de votre équipe. En effet, déléguer s’avère être une stratégie efficace pour gérer votre charge de travail et offrir à votre équipe la possibilité d’améliorer ses compétences.
Case 2 : A faire
C’est dans cette catégorie que vous placerez les tâches urgentes et importantes. Lorsque vous apercevez une tâche urgente sur votre liste, que les conséquences sont clairement identifiables et déterminent vos projets à long terme, placez-la dans cette catégorie.
Ces tâches sont celles qui vous préoccupent le plus et sont susceptibles d’être sources de stress, elles doivent donc apparaître intuitivement.
Case 3 : A Eliminer
Une fois que vous avez parcouru votre liste de tâches et les avez réparties dans les trois premières cases, vous remarquerez qu’il reste encore quelques tâches de moindre importance et peu urgentes.
Étant donné leur nature, celles-ci entravent simplement votre avancement. Placez-les donc dans cette dernière catégorie.
Case 4 : A planifier
C’est ici que vous ajouterez les tâches non urgentes mais importantes. En effet, ces tâches sont déterminantes pour vos projets à long terme mais, pour le moment, vous pouvez vous contenter de les planifier.
Vous vous attellerez à ces tâches après avoir terminé les tâches urgentes.
4 astuces pour mieux utiliser cette matrice
La matrice d’Eisenhower est l’outil idéal pour comprendre la différence entre le caractère urgent et important d’une tâche. Cependant, apprendre à hiérarchiser vos tâches peut demeurer un vrai défi. Voici donc quelques conseils pour vous aider à établir des priorités en exploitant au mieux ces quatre cases.
1. Utiliser un code couleur
Associez un code couleur à vos tâches et visualisez les tâches les plus urgentes. Lorsque vous parcourez votre liste de tâches, attribuez-leur une couleur selon leur degré d'urgence. Vous pouvez par exemple utiliser le code couleur suivant :
- Rouge = tâches urgentes
- Jaune = tâches non urgentes
Une fois chaque couleur associée à une tâche, ces dernières se transposeront ainsi facilement dans les parties supérieures et inférieures de la matrice.
2. Limiter chaque catégorie à 10 tâches
Même si de nombreuses tâches figurent sur votre liste, limitez-vous à en inscrire 10 dans chaque case afin de garder une matrice lisible.
Vous pouvez créer plusieurs matrices (une par projet, une par BU...), mais limitez au maximum vos listes afin de perdre moins de temps à hiérarchiser vos tâches.
3. Distinguer les matrices personnelles et professionnelles
Autre solution pour restreindre le nombre de tâches sur votre liste : créer des matrices distinctes pour vos listes personnelles et professionnelles.
Il y a fort à parier que les délais, ressources et méthodes associés à vos listes personnelle et professionnelle diffèrent. Par conséquent, les processus de réflexion mobilisés différeront également. Afin de gérer au mieux vos objectifs professionnels et personnels, « diviser pour mieux régner » doit donc devenir votre devise.
4. Éliminer certaines tâches, puis établir des priorités
Commencez par la case 3 pour éliminer les tâches inutiles.
Lorsque vous parcourez votre liste de tâches, identifiez quels éléments vous avez inscrits inutilement.
En réalité, sachez que 60 % de notre temps est consacré à des tâches annexes : communiquer des informations concernant la validation d’une tâche ou assurer un suivi, par exemple. Si vous pouvez rapidement supprimer ces éléments, faites-le. Ainsi, vous hiérarchiserez plus rapidement votre travail et vous reviendrez certainement à cette étape à la fin du processus.
Pour aller plus loin
Le livre de Stephen Covey
Stephen R. Covey
