Vous n’en avez peut-être pas conscience, mais notre cerveau reste constamment actif, même en arrière-plan : il jongle entre nos tâches et réorganise celles à venir pour s’assurer que rien ne nous échappe. Chaque fois qu’une nouvelle tâche vient s’ajouter, notre cerveau doit une nouvelle fois analyser la situation et redéfinir nos priorités en fonction des nouvelles informations reçues.
Bien qu'il soit doté de capacités exceptionnelles, notre cerveau a besoin d'aide dans cette démarche de priorisation.
Accaparés par les tâches à accomplir et autres rappels, nous ne sommes le plus souvent pas dans de bonnes conditions pour nous concentrer sur les tâches clés qui nous sont confiées.
C’est majoritairement sur ce principe que repose la méthode « Getting Things Done » (GTD). Dans ce module, nous allons définir cette méthode et vous aider à bien l'utiliser.
Comment définir la méthode GTD ?
La méthode GTD ou Getting Things Done est une approche de gestion de temps et de productivité qui vise à aider les individus à se libérer de distractions mentales et à se concentrer sur les tâches les plus importantes.
Que signifie l’acronyme GTD ?
GTD est un acronyme qui correspond à « Getting Things Done » et désigne une méthode de productivité mise au point en 2001 par le consultant et écrivain américain David Allen. Ce dernier l’évoque en détail dans son ouvrage « Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity » (traduit en français par « Faire avancer les choses, l’art de la productivité sans stress » ou parfois « S’organiser pour réussir : la méthode GTD ou l’art de l’efficacité sans stress ! »).
La méthode GTD est une stratégie de gestion du temps très populaire, car elle s’avère très simple à mettre en œuvre et produit des résultats concrets. Elle se concentre sur cinq étapes clés : la collecte, le traitement, l'organisation, la révision et l'engagement.
Les 5 étapes de la méthode Getting Things Done
Voici donc les 5 étapes de la méthode Getting Things Done pour organiser vos tâches puis commencer à les réaliser.
1. Collecter
La première étape de la méthode consiste à collecter toutes les tâches et les informations dans une "boîte". Cette boîte peut prendre différentes formes : un carnet, une application de notes sur son smartphone, un bloc-notes, etc.
L'objectif de cette étape est de vider son esprit et de tout mettre sur papier ou dans une application pour éviter d'oublier des tâches importantes. David Allen insiste sur le fait que notre cerveau n'est pas fait pour stocker des informations, mais pour les traiter.
Ainsi, en collectant toutes les tâches et informations dans cette boîte de réception, cela permet de libérer notre esprit pour mieux nous concentrer sur la tâche en cours.
Par exemple, si vous êtes en train de travailler sur un rapport important et que vous pensez à envoyer un e-mail à un collègue, vous pouvez simplement noter cette tâche dans votre boîte de réception et revenir immédiatement à votre travail en cours, sans risque d'oublier cette tâche.
2. Clarifier
La deuxième étape consiste à traiter chaque élément collecté, en se posant les questions suivantes : est-ce une tâche à faire ? Si oui, peut-elle être réalisée en moins de deux minutes ? Si oui, faites-la immédiatement.
Si non, décidez si elle peut être déléguée à quelqu'un d'autre ou si elle doit être ajoutée à votre liste de tâches.
Si ce n'est pas une tâche à faire, décidez si c'est une information à conserver ou si elle peut être jetée.
Par exemple, vous pourriez décider que "préparer la présentation du projet X" est une tâche à faire qui nécessite une heure de travail.
3. Organiser
L'étape d'organisation de la méthode Getting Things Done est cruciale pour optimiser votre efficacité et éviter de vous sentir submergé par une liste de tâches en apparence interminable. Une fois que vous avez collecté toutes les tâches, il est temps de les organiser de manière à pouvoir les accomplir dans un ordre logique et cohérent.
Pour ce faire, il est important de prendre en compte plusieurs facteurs, tels que le contexte dans lequel vous vous trouvez, le niveau de priorité des tâches, ou encore le temps dont vous disposez.
Différentes approches d'organisation co-existent selon habitudes et les outils utilisés. Vous pouvez par exemple créer une liste de tâches spécifiques pour chaque projet, en les classant par ordre de priorité ou en fonction de la date d'échéance. Cela vous permettra de visualiser clairement l'avancement de vos projets et de ne pas perdre de temps à chercher des informations dans des endroits différents.
4. Réviser
La quatrième étape consiste à réfléchir à votre travail et à vos priorités, en examinant régulièrement votre liste de tâches et en réévaluant vos projets.
Pendant cette révision, vous pouvez passer en revue votre liste de tâches, marquer les tâches terminées, déterminer les prochaines actions à effectuer et mettre à jour les projets en cours.
Il est important de se poser des questions comme "Quels sont mes objectifs à long terme?" et "Est-ce que mes tâches actuelles me rapprochent de ces objectifs ?".
Cette réflexion peut vous aider à éliminer les tâches inutiles et à vous concentrer sur ce qui est vraiment important. Par exemple, vous pourriez décider de reporter la tâche "organiser le bureau" pour vous concentrer sur un projet plus important.
Cette révision de votre système GTD doit être effectuée régulièrement pour s'assurer qu'il reste à jour et adapté à vos besoins actuels. David Allen recommande de réviser son système GTD toutes les semaines.
5. Agir
L'étape finale de la méthode GTD est l'action. Cette étape consiste à optimiser votre efficacité au travail en agissant en fonction des options que vous avez sélectionnées dans les étapes précédentes.
Pour réaliser vos tâches de manière efficace, vous devez prendre en compte quatre éléments principaux : vos priorités, le temps dont vous disposez, votre niveau d'énergie et le contexte dans lequel vous vous trouvez.
- Tout d'abord, vous devez déterminer vos priorités et identifier les tâches importantes ou celles dont l'échéance approche. Cela vous permettra de vous concentrer sur les tâches qui ont une importance critique et de ne pas vous laisser distraire par des tâches moins urgentes.
- Ensuite, vous devez tenir compte du temps dont vous disposez et planifier votre journée en conséquence. Vous pouvez caler certaines tâches entre deux réunions ou lorsque vous avez des temps morts. Cette approche vous aidera à maximiser votre temps et à accomplir le plus de tâches possible.
- Il est également important de tenir compte de votre niveau d'énergie. Certaines tâches demandent plus de concentration et d'énergie que d'autres, il est donc essentiel de les planifier en fonction de votre niveau d'énergie.
- Enfin, vous devez tenir compte du contexte dans lequel vous vous trouvez. Selon l'environnement, vous pouvez être plus productif pour certaines tâches plutôt que d'autres. Par exemple, vous pourriez planifier des tâches qui nécessitent de la concentration dans un environnement calme et des tâches moins complexes lorsque vous êtes en déplacement.
Il est important de prendre en compte ces quatre éléments pour décider quelles tâches accomplir en premier. En suivant cette approche, vous pouvez maximiser votre productivité et vous concentrer sur les tâches les plus importantes.
L'importance de l'outil utilisé
Même si vous pouvez utiliser votre carnet ou un bloc note pour gérer vos tâches, , l'utilisation d'un outil de gestion des tâches est un vrai plus car il facilite la capture, le traitement, l'organisation et le suivi des tâches.
Il y a de nombreuses solutions disponibles selon les environnements et préférences de chacun : Google Tasks, Microsoft To-do, Omnifocus, Things, Todoist...
Les avantages de la Méthode GTD
La méthode GTD est facile à mettre en place et assez flexible. Grâce à elle, vous pourrez :
- Réduire la charge cognitive et la tension mentale accumulées à force d’essayer de vous souvenir de tout ce que vous devez faire.
- Renoncer à travailler sur plusieurs choses à la fois pour avoir davantage le temps de vous concentrer pleinement.
- Centraliser toutes les données utiles (y compris les informations de contexte) grâce à la mise en place d’une source unique de référence.
- Obtenir une vue d’ensemble claire des activités à accomplir afin d’établir facilement de nouvelles priorités ou d’élaborer un nouveau calendrier si nécessaire.
Les inconvénients de la Méthode GTD
Avant de vous lancer, n’oubliez pas que la méthode GTD présente également quelques inconvénients et limites :
- Sa mise en œuvre prend du temps. Si ce n’est pas déjà fait, adoptez un système de gestion des tâches, pour documenter l’ensemble de votre travail.
- La méthode GTD offre parfois trop de flexibilité. Elle vous aide uniquement à organiser vos tâches, et non à planifier votre travail hebdomadaire ou quotidien. Certains ont du mal à s’adapter à cette flexibilité sans limites. Si c’est votre cas, associez la méthode GTD à une autre stratégie de gestion du temps, comme le Time blocking (blocage du temps) ou le Timeboxing (gestion par blocs de temps).
En résumé
En résumé, Getting Things Done est une approche efficace pour gérer son temps et améliorer sa productivité en se concentrant sur les cinq étapes clés. Pour en tirer le meilleur parti, l'utilisation d'un outil de gestion du travail, tel qu'un logiciel de gestion de tâches, peut faciliter la collecte, le traitement, l'organisation et le suivi des tâches.
Les fonctionnalités telles que la planification des échéances, la gestion des priorités et la collaboration en équipe peuvent aider à maximiser les avantages de la méthode GTD et à accroître l'efficacité de la gestion de son temps et de ses tâches.
Pour aller plus loin
Le site officiel de la méthode GTD
Le livre de David Allen en français
Éditions Alisio
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