Que ce soit pour améliorer ses marges dans une période de croissance ou pour protéger la rentabilité d'une entreprise en difficulté, un dirigeant trouvera dans un plan de réduction des coûts, des leviers immédiats et efficaces.
Chasser le gaspi. Si l’expression a vieilli, la réduction des coûts n’en demeure pas moins l’un des principaux leviers pour améliorer la rentabilité d’une entreprise.
En période de faible visibilité, lorsqu’il est difficile d’anticiper l’évolution du chiffre d’affaires, la maîtrise des dépenses et des consommations est une piste privilégiée pour redonner des couleurs aux résultats.
Des achats de fonctionnement réduits de 15 à 40 %
Les économies dans les PME portent le plus souvent sur une ou deux lignes de dépenses. En tête viennent la téléphonie, les assurances, les fournitures de bureau et les frais de déplacements. On évalue généralement entre 10 et 15 % les gisements d’économies sur les achats de production et de 15 à 40 % ceux sur les achats de fonctionnement.
Attention cependant à ne pas tailler à la hache dans les coûts et pénaliser le modèle économique et le fonctionnement de l’entreprise.
La recherche d’économies doit s’intégrer dans la stratégie des entreprises et s’envisager sur le long terme. Quelle que soit la conjoncture, dégager des économies permet de préserver les emplois ainsi que la capacité d’investir et d’innover de l’entreprise.
Bien que les analyses et actions à prendre soient multiples, voyons ensemble les premiers éléments à analyser pour débuter un plan de réduction des coûts.
Éliminer les frais généraux superflus
Les frais généraux représentent généralement 15 à 25 % du chiffre d’affaires d’une entreprise. Non négligeable ! Et qui justifie que l’on passe au crible ces dépenses.
Les entreprises manquent de temps et de spécialistes pour optimiser les coûts de prestations aussi diverses que la téléphonie, la bureautique, les voyages, l’énergie… Pour réduire les frais généraux, plusieurs pistes sont à explorer.
Éplucher les factures est le premier levier à actionner. Par manque de temps, de ressources ou de compétences, on estime que 85 % des entreprises ne vérifient jamais leurs factures de frais généraux alors que le taux d’erreur peut atteindre 5 à 10 %.
Remplacer un déplacement par une visioconférence, mettre en place un système d’éclairage qui se déclenche quand la pièce est occupée, rationaliser son mode de chauffage…, autant de gestes qui peuvent aboutir au final à des économies importantes.
Une des clés de la réussite réside dans la responsabilisation des usagers, notamment en matière de téléphone. Les salariés n’ont souvent aucune idée des factures qu’ils génèrent (le roaming à l'étranger est un parfait exemple).
Il faut aussi être attentif à ne pas surestimer les besoins en matériel, comme la puissance des ordinateurs.
Rationaliser vos achats
Dans une PME, les intervenants dans les achats hors production sont multiples et rendent difficile une vue globale des dépenses. Toutes les entreprises n’ont pas les moyens de s’offrir un directeur des achats mais les centraliser sous l’autorité d’un responsable unique peut permettre d’obtenir de 10 à 20 % d’économies.
Des marchés comme celui de la téléphonie ou des fluides sont extrêmement évolutifs. De ce fait, les contrats méritent également d’être épluchés et les tarifs suivis très régulièrement même si leur exécution ne pose aucun problème. Il ne faut pas hésiter non plus à faire jouer la concurrence en lançant des appels d’offres.
Il est recommandé aux entreprises de remettre en cause tous les deux ou trois ans leurs fournisseurs, quitte à les reconduire.
Les fournisseurs représentant de petits volumes d’achats non stratégiques sont à éliminer car leur gestion est souvent chronophage. Mieux vaut sélectionner un fournisseur par catégorie d’achat.
Il est parfois plus judicieux d’instaurer avec un fournisseur mieux disant des relations privilégiées, éventuellement dans le cadre d’un contrat pluriannuel.
Alléger votre masse salariale
Pour ne pas payer de charges indues, la première démarche consiste à balayer la façon dont l’entreprise cotise à l’ensemble des charges patronales. Les gisements d’économies se situent souvent au niveau des assiettes servant de base aux cotisations de la Sécurité Sociale. Il faut distinguer quelle catégorie de salariés s’inscrit dans telle ou telle assiette. Le respect des obligations légales liées à l’emploi des travailleurs handicapés ou des seniors permet également aux entreprises d’éviter les pénalités.
Le bon calcul des unités bénéficiaires, des minorations, la prise en compte des dépenses déductibles… sont autant de points sur lesquels il faut être vigilant. Certaines entreprises ont économisé des dizaines de milliers d'euros de charges en intégrant dans l’assiette des travailleurs handicapés des bénéficiaires qu’elle n’avaient pas recensés.
Le recours à un spécialiste peut donc s’avérer intéressant pour l’entreprise car son expertise permet de détecter les anomalies de paiement et d’exploiter la législation dans ses plus récentes évolutions.
À noter : la loi autorise les entreprises à demander auprès des administrations un remboursement des charges indûment versées portant sur les trois dernières années.
Optimiser votre fiscalité
Nul n’échappe à l’impôt mais la législation fiscale évolue si vite qu’il est difficile d’en suivre les évolutions. Consulter un spécialiste peut s’avérer payant en la matière.
Les modalités de la taxe foncière demeurent par exemple encore trop méconnues des entreprises. Son calcul repose sur des informations recueillies au moment de la construction du bâtiment auquel elle s’applique. Les entreprises ne portent pas toujours à la connaissance de l’administration les aménagements ultérieurs qui modifient pourtant son montant. Refaire le métré et le calcul des surfaces utiles via un géomètre permet de s’assurer que la taxe payée correspond bien à la réalité. Économiser 5 à 10 % sur la taxe foncière peut représenter plusieurs dizaines de milliers d’euros. Parfois plus.
En résumé
Vous l'avez compris, il y a plusieurs moyens de débuter un plan de réduction des coûts de son entreprise. Si chaque cas est particulier, on atteint le plus souvent une réduction d'environ 15% des coûts de fonctionnement annuels. Un gain loin d'être négligeable qui a le mérite d'impacter positivement à la fois la rentabilité et la trésorerie de l'entreprise.
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